Stellenanzeige: Sekretär:in / Teamassistenz (m/w/d)

Als Sekretär:in / Teamassistenz bist du ein zentraler Teil unseres Teams – du hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Du nimmst Anrufe entgegen, begrüßt unsere Kunden als erste freundliche Stimme von grünWERK und sortierst, priorisierst und bearbeitest eingehende E-Mails.

Im Hintergrund sorgst du für Struktur: Eingehende Post und Unterlagen werden von dir geordnet, digital oder in Ordnern abgelegt und so vorbereitet, dass man später alles wiederfindet. Auf Basis unserer Vorlagen erstellst du auch Angebote, passt sie an den jeweiligen Auftrag an und machst sie versandfertig – inklusive Anhänge prüfen. Aber keine Sorge, das machen wir auch zusmmen. Du behältst dabei den Überblick, welche Angebote rausgegangen sind, was nachfasst werden sollte und welche Rückmeldungen offen sind.

Ein weiterer wichtiger Teil deiner Arbeit ist, im Zusammenspiel mit der Geschäftsleitung die Terminplanung mit der Besichtigungstermine, Kundengespräche und Arbeitseinsätze koordiniert werden.. Du stimmst Kundenwünsche, Tourenplanung und verfügbare Zeiten der Teams aufeinander ab und trägst alles sauber in Kalender und Systeme ein.

Kurz gesagt: Du machst aus vielen Einzelanfragen einen gut organisierten Tagesablauf.

Die Arbeitszeiten liegen in einem klar planbaren Rahmen – in der Regel werktags tagsüber. Je nach Stundenmodell (Teilzeit oder Vollzeit) legen wir gemeinsam feste Kernzeiten fest, in denen du erreichbar bist und Telefon/E-Mail betreust. So kannst du deinen Alltag gut strukturieren und weißt, wann konzentriertes Arbeiten im Büro ansteht und wann Feierabend ist. Wenn mal saisonal mehr los ist (z. B. im Winterdienst oder in der Hochsaison der Gartenpflege), sprechen wir das frühzeitig ab, damit es für beide Seiten passt.

Wie alles bei grünWERK halten wir alles sehr flexibel. Wir achten auf ein gutes Zusammenspiel zwischen Arbeit und privaten Notwendigkeiten, damit das Arbeitsleben Spaß macht.

Für deine Arbeit bekommst du eine leistungsgerechte, pünktliche Bezahlung und eine sorgfältige Einarbeitung in unsere Abläufe, Vorlagen und Tools.

Du arbeitest eng mit der Geschäftsleitung zusammen, bekommst Einblick in alle Bereiche des Betriebs und kannst eigene Ideen einbringen – zum Beispiel, wie man Abläufe noch übersichtlicher oder schneller macht.

Wenn du gerne organisierst, freundlich kommunizierst und es liebst, wenn im Hintergrund alles rundläuft, passt diese Stelle sehr gut zu dir.

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Klingt nach dir? Dann bewirb dich mit einer kurzen Vorstellung, deinem Lebenslauf und deinen Kontaktdaten per E-Mail an kontakt@gruenwerk-fm.de oder über unser Bewerbungsformular. Schreib gerne dazu, in welchem Stundenumfang du dir die Stelle wünschst und ab wann du starten kannst – wir melden uns zeitnah und besprechen die nächsten Schritte mit dir.